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崗位課程

采購主管

来源:采購主管 时间:2017-10-31 11:14:17

不同定義

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(一)所謂采購,都是從資源市場獲取資源的過程
能夠提供這些資源的供應商,形成了一個資源市場。爲了從資源市場獲取這些資源,必須通過采購的方式。也就是說,采購的基本功能,就是幫助人們從資源市場獲取他們所需要的各種資源。
(二)采購,既是一個商流過程,也是一個物流過程
采購的基本作用,就是將資源從資源市場的供應者手中轉移到用戶手中的过程。在这个过程中,一是要实现将资源的物质实体从供應商手中转移到用戶手中。前者是一个商流过程,主要通过商品交易、等价交换来实现商品所有权的转移。后者是一个物流过程,主要通过运输、储存、包装、装卸、流通加工等手段来实现商品空间位置和时间位置的完整结合,缺一不可。只有这两个方面都完全实现了,采购过程才算完成。因此,采购过程实际上是商流过程与物流过程的统一。
(三)采購是一種經濟活動
在整個采購活動過程中,一方面,通過采購獲取了資源,保證了企業正常生産的順利進行,這是采購的效益;另一方面,在采購過程中,也會發生各種費用,這就是采購成本。我們要追求采購經濟效益的最大化,就是不斷降低采購成本,以最少的成本去獲取最大的效益。而要做到這一點,關鍵的關鍵,就是要努力追求科學采購。科學采購是實現企業經濟利益最大化的基本利潤源泉。[1] 

采購形式

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常见的采購形式分为战略采购(Sourcing)、日常采購(Procurement)、采購外包(Purchasing Out-services)三种形式。

日常采購

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是采購人員(Buyer)根據確定的供應協議和條款,以及企業的物料需求時間計劃,以采購訂單的形式向供應方發出需求信息,並安排和跟蹤整個物流過程,確保物料按時到達企業,以支持企業的正常運營的過程。

采購外包

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采購外包就是企業在聚力自身核心競爭力的同時,將全部或部分的采購業務活動外包給專業采購服務供應商,专业采购供應商可以通过自身更具专业的分析和市场信息捕捉能力,来辅助企业管理人员进行总体成本控制。降低采购环节在企业运作中的成本支出。
采購外包由于涉及到中小企业的利益,大部份中小企业不愿意将采购业务外包给其它的第三方采购机构。这给采購外包业的发展增大了不少的难度。采購外包有利于企业更加专注于自身的核心業務。专业的事交给专业的人做。采購外包对中小企业来说,可以降低采購成本,减少人员投入,减少固定投资,降低采購風險,提高采購效率。对于中小企业来讲,采購外包是最佳降低成本的方式。

優勢分析

采購外包既可以获得更低采購成本、提高采購效率、获得专业化的采购服务,企业从总体上降低运营成本,提高采購效率,企业又可以将自己的全部智力和资源专注于核心業務,在新的竞争环境中提高企业的競爭能力。企业实施采購外包的优势主要体现为:
1、加速采購業務重構。
企业业务流程重构需要花费很多的时间,获得效益也要花很长的时间,而外包是企业业务流程重构的重要策略.可以帮助企业快速解决采购业务方面的重构问题。对实行采購外包的企业来讲,不仅做到现有企业核心采购能力和外包供應商核心能力的整合,更重要的还要做到如何巩固和提升自己的核心采购能力。企业如果忽视了本身核心采购能力的培育.那么实施“外包”采购只是培养潜在的竞争对手,而自己则失去未来的发展机会。
2、利用企業的外部資源。
如果企業沒有有效完成采購業務所需的資源,企業可將采購業務外包。企業采購[2]  外包时必须进行采購成本、利润分析,确认在长期情况下这种外包是否对企业有利,由此决定是否应该采取采購外包策略。企业在集中资源于自身核心采购业务的同时,通过利用其他企业的资源来弥补自身的不足,从而变得更具竞争优势,增强自身的核心竞争力。
3、分擔采購風險
企业可以通过外向资源配置分散由经济、市场和财务等因素产生的风险。企业本身的采购资源、能力是有限的,通过资源外向配置,与外部的“外包”供應商共同分担风险,企业可以变得更有柔性,更能适应变化的外部环境。
4、降低成本
据有关研究表明.那些将特定的采購流程或采购项目外包的企业,其物料获得成本平均降幅达10%一25%。有时特定采购项目的采購成本降幅可达30%。
PSP之所以能够如此大幅度降低采購成本,主要是因为他们具有丰富的产品采购经验和市场专业知识、成熟的采購流程和持有众多客户聚集起来的采购量。
5、可以減少企業投資,降低固定資産資本結構中的比例,有利于优化企业的資本結構。
专业的事交给专业的人做,采购不是中小企业的核心業務,但会涉及到中小企业的采购利益。目前我国采购服務行業,只是处于起步阶段,许多的企业正在进行不断的探索。类似做采購外包服务的企业如四川安瑞科等。

策略分析

1、采購外包策略的适用范围
当今竞争环境下,没有哪一种采购策略适用于一个企业所有的产品和服务。要合理界定采購外包策略的适用范围,可以采用供应细分法对企业供应的各种产品和服务进行分类分析。在企业的采购和供应管理中,供应成本和供应风险是采购人员关注的核心问题。供应成本表示了各项产品或服务的重要性,一般以企业每年对它的支出總額來衡量。對于供應風險,一般可以根據技術因素、供應資源的可獲得性、技術要求、環境因素等多方面綜合確定風險程度。從供應成本和供應風險兩個角度.可以將企業供應産品和服務分爲4種類型,即策略型(低成本低風險)、杠杆型(高成本低風險)、關鍵型(低成本高風險)和戰略型(高成本高風險)。企業采購的絕大部分産品和服務都屬于策略型。由于成本和風險都比較低。在這一類型中單個産品或服務的采購價格并不太重要,即使采購成本降低了很大幅度。但对总支出而言,也只是相对较小的节约。相形之下,由于其采购品种繁多、采購流程复杂,必然导致大量的交易成本。因此。该类型供应管理的目标应该是通过大力提高采购过程的效率来大幅度降低交易成本。交易成本可以用采购者在整个订货过程中所花费的时间来衡量,只有尽量简化或消除其采購流程,降低采购过程的邊際成本,才能使企业的总成本最低。这时,策略型采購外包是企业的一个较好选择。
2、采購業務外包範圍
企業組織機構在下列情況下可考慮將采購業務外包出去:
1、采購是屬于周邊的而不是核心業務的场合。具体体现为:一次性采購訂單和有重复需求的采購訂單;需在当地和國內采購的物資(國際性的組織貨源和采購更傾向于專業化的采購業務外包);低價值,高訂購頻率的采購;對知名品牌有要求的采購;內部已批准的協議突然取消;已建立了以産品或服務爲基礎的合同;要獲取進行大批量生産制造所需物資;對私營企業,公用事業需求的産品進行倉儲並建立具體檔案;計算機化精巧處理的采購或以軟件爲基礎的制造業的采購;采購需求都附有相應的行政手續和文件;要提供具有各種技能水平的倉儲人員;進行多種型號和多個部門的貨源組織等。
2、供應儲備很精益.但它建立在可靠的合作基礎上,而且沒有供應的限制。
3、一个较小的供應商基库能提供非战略性、非关键性、低成本/低风险的产品的场合。

采購因素

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1.品質[3] 
采購品質控制的內容包括三個方面,如下表:
內容
說明
對供應物料品質的控制
包括物料的生产过程、设备、环境等內容
進貨檢驗
包括物料的数量、规格、质量等內容
對采購物流過程中品質的控制
包括交货时间、地点、方式等內容
2.價格[3] 
采購價格分析为将来的议价提供参考,采购时须明确影响采購價格的各种因素,制定合理的采購價格。
影响采購價格的因素包括5个方面:物料成本、供需关系、季节变化、市场环境、交货条件。
3.交期
4.服務
5.配合度

采購對象

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分爲直接物料(BOMmaterial)和間接物料(MROmaterial),直接物料將用于構成采購企業向其客戶提供的産品或服務的全部或部分,間接物料將在企業的內部生産和經營活動中被使用和消耗。
采購是一個商業性質的有機體爲維持正常運轉而尋求從體外攝入的過程。
采购的基本原则:成本效益原则 质量原则 进度配合原则 公平竞争原则

采購流程

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收集信息,詢價,比價、議價,評估,索樣,決定,請購,訂購,協調與溝通,催交,進貨檢收,整理付款。
采購數量計算:本期應采購數量=本期生産需用量+本期未預定庫存量-前期预估庫存量-前期已购未入库数量
怎樣合理降低采購成本:事先制定合理的采購計劃,查詢當前市場行情,掌握影響成本的因素和事件。適當尋找多家合格廠商的報價,制作底價或預算,運用議價技巧。事後選擇價格適當的廠商簽訂合約,利用數量或現金折扣。
采購價格构成:供應商成本的高低,规格与品质,采购物料的供需关系,生产季节和采购时机,交货条件,付款条件。
采購商品成本構成:工程或制造的方法,所需的特殊工具、設備,直接及間接材料成本,直接及間接人工成本,制造費用或外包費用,營銷費及稅捐、利潤。
什么是合适的价格:采購價格应以达到适当价格为最高目标,采购员必须以采购要求,根据市场行情,分析物料的质量状况和价格变动情况,选择物美价廉的物料进行购买。
怎么样判断采購價格是否合理:进行成本分析,價格分析,市場調研,多家廠商報價。
怎样找供應商:利用有的资料,公开征求的方式,通过同业介绍,阅读专业刊物,协会或采购专业顾问公司,参加产品展示会。
供應商分类:原材料供應商,小额服务性供應商,临时性供應商。
合格供應商的标准:优秀的企业领导人,高素质的管理人员,稳定的员工群体,良好的机器设备,良好的技术,良好的管理制度。
怎样对供應商进行分析:价格,品质,服务,位置,存貨政策,柔性。
專業知識.判斷力.責任感.時間觀.口才.

采購主管

1.新产品、新材料供應商的寻找、资料收集及开发工作。
2.对新供應商的产能、设备、交期、技术、品质等的评估及认证,以保证供應商的优良性。
3.与供應商的比价、议价谈判工作。
4.对旧供應商的价格、产能、品质、交期的审核工作,以确定原供應商的稳定供货能力。
5.及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質情況,以期提升産品品質及降低采購成本。
6.采購計劃編排.物料之訂購及交期控制。
7.部门员工的管理培訓工作。
8.与供應商以及其他部门的沟通协调等。


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